• ASSOCIATION DU LAC WILLIAM INC. – Dans les règlements qui suivent, le mot « organisme », « organisation » ou ALW désigne l’Association du Lac William Inc.

• L’ALW exerce principalement ses activités sur le territoire de la municipalité de Saint-Ferdinand.
• Le siège social de l’ALW est situé au lieu prévu dans l’acte constitutif de l’organisme et à l’adresse déterminée par le conseil d’administration ou à toute autre adresse désignée conformément à la Loi.

• Les buts de l’ALW sont ceux apparaissant à l’acte constitutif de l’organisme et tels que modifiés dans ses lettres patentes supplémentaires

• L’organisme compte trois catégories de membres actifs : individuels, corporatifs et associatifs.

• Toute personne intéressée aux buts et aux activités de l’organisme et âgée de 18 ans et plus peut devenir membre actif de l’ALW.

• Toute corporation ou association intéressée aux buts et aux activités de l’organisme peut devenir membre actif de l’ALW et y être représentée par une personne désignée par son autorité compétente.

• Les membres actifs en règle ont le droit de participer à toutes les activités de l’organisme, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter.

• Le conseil d’administration peut en tout temps, par résolution, nommer membre honoraire de l’organisme toute personne qui aura rendu service à l’organisme par son travail, sa contribution financière ou son appui pour les buts poursuivis par l’organisme.

• Le conseil d’administration peut en tout temps, par résolution, nommer membre honoraire de l’organisme toute personne qui aura rendu service à l’organisme par son travail, sa contribution financière ou son appui pour les buts poursuivis par l’organisme.

• Lors de la tenue de l’assemblée générale annuelle ou d’assemblées générales spéciales, chaque membre actif peut, s’il le désire, être accompagné d’une tierce personne.  Cette personne a le droit de parole, mais n’a pas de droit de vote.

• Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, fixer le montant de la cotisation annuelle pour chacune des catégories de membres actifs, de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement. Le montant de la cotisation annuelle doit être approuvé par l’assemblée annuelle des membres.

• Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, fixer le montant de la cotisation annuelle pour chacune des catégories de membres actifs, de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement. Le montant de la cotisation annuelle doit être approuvé par l’assemblée annuelle des membres.

• Il est loisible au conseil d’administration, aux conditions qu’il détermine, de pourvoir à l’émission de certificats de membres actifs à toute personne, corporation ou association qui ferait partie de la catégorie des membres actifs.  Pour être valides, ces certificats doivent porter la signature du président et du secrétaire de l’organisme.

• Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre ou expulser un membre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de l’organisme ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l’organisme.  Constitue notamment une conduite préjudiciable le fait :
  1. de critiquer de façon intempestive et répétée l’organisme;
  2. de porter des accusations fausses et mensongères à l’endroit de l’organisme;
  3. d’enfreindre les lois relatives aux personnes morales ou manquer à ses obligations d’administrateur.

• Le conseil d’administration est autorisé à adopter cette procédure en autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité.  La décision du conseil d’administration à cette fin est finale et sans appel.

• L’assemblée générale annuelle des membres a lieu à la date fixée par le conseil d’administration.  Cette date devra être située dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice financier de l’organisation.  L’assemblée est tenue à l’endroit et à l’heure fixés par le conseil d’administration.

• Les assemblées spéciales sont tenues à l’endroit, date et heure fixés par le conseil d’administration. Celui-ci peut convoquer ces assemblées spéciales lorsqu’elles sont jugées opportunes et nécessaires pour la bonne administration des affaires de l’organisation.
• Une assemblée spéciale peut être demandée par 25 membres actifs en règle ou plus.  Dans ce dernier cas, le secrétaire est tenu de convoquer l’assemblée spéciale dans les huit (8) jours suivants la réception de la demande écrite et signée à cet effet qui doit spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale; cette assemblée doit avoir lieu dans les trente (30) jours de la réception de la demande par le secrétaire et si ce dernier fait défaut, de convoquer une telle assemblée dans le délai prévu ci-dessus, les requérants pourront la convoquer eux-mêmes sous leurs signatures.

• L’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle ou à une assemblée spéciale doit être d’au moins 10 jours francs et adressé à tous les membres actifs. L’avis de convocation d’une assemblée spéciale doit mentionner spécifiquement le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ces sujets pourront être discutés.
• Dans les cas d’urgence, l’avis de convocation peut être donné par téléphone à un membre ou à un représentant d’un membre actif, au moins vingt-quatre (24) heures avant l’assemblée.
• L’omission accidentelle de la transmission de l’avis de convocation ou le fait qu’un membre actif n’a pas reçu tel avis n’invalide aucune résolution passée ou aucune des procédures faites à une telle assemblée.

• Vingt (20) membres actifs présents constituent le quorum pour toute assemblée annuelle ou spéciale.

L’ordre du jour d’une assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

1. l’acceptation des rapports d’activités et financiers et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale;
2. la nomination d’un auditeur des comptes (s’il y a lieu);
3. la ratification des règlements (nouveaux ou modifiés), s’il y a lieu;
4. l’élection ou la réélection des administrateurs.

L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle ou spéciale doit se limiter aux points mentionnés dans l’avis de convocation.

• L’assemblée générale annuelle ou une assemblée générale spéciale des membres peut se tenir en personne ou/et par tout autre moyen de communication permettant aux membres de communiquer immédiatement entre eux, tels la vidéoconférence et l’audioconférence. Le moyen technologique approprié sera déterminé par le conseil d’administration.

• Les affaires de l’organisation sont administrées par un conseil d’administration composé d’un maximum de neuf (9) membres actifs.  Le conseil d’administration doit se réunir minimalement six (6) fois par année.

• Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration.  

• La rémunération n’est pas prévue pour les membres du conseil d’administration; seules les dépenses effectuées pour l’organisme ou encourues dans l’exercice de leurs fonctions sont remboursables, sur présentation des pièces justificatives. 
• Toutefois, le conseil d’administration peut déterminer un montant annuel compensatoire au secrétaire-trésorier pour ses différentes vacations, lequel est payable en deux versements égaux.

• Les administrateurs entrent en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle ils ont été nommés ou élus.  Le mandat est d’une durée de deux ans.  Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles, s’ils possèdent les qualifications requises. 

• Les administrateurs sont élus par les membres actifs au cours de l’assemblée générale annuelle selon la procédure d’élection décrite ci-après. Pour assurer une certaine continuité, pour les années impaires cinq (5) postes, ou la moitié selon le cas, sont à pourvoir et, pour les années paires quatre (4) postes, ou la moitié selon le cas, seront à pourvoir. Pour la première année, la moitié des postes, tirés au hasard parmi les administrateurs élus, auront un mandat d’une durée d’un an.

Procédure d’élection

• L’assemblée nomme ou élit un président d’élection et un ou plusieurs scrutateurs;
• Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection se fera par scrutin secret à la majorité simple. Dans les autres cas, l’élection se fera par acclamation.

• Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction tout administrateur qui :
  a) présente, préférablement par écrit, sa démission au conseil d’administration;
  b) décède, est mentalement inapte, devient insolvable. cesse de posséder les qualifications requises;
  c) a manqué quatre réunions consécutives de l’organisme sans raison valable;
  d) est destitué selon l’article 4.8 du présent règlement.

• Tout administrateur dont la charge est déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

• Le conseil d’administration n’a pas le pouvoir de destituer l’un de ses administrateurs, mais a le pouvoir de radier, d’expulser ou suspendre un membre actif de son organisme en conformité à l’article 2.7 ou de retirer un administrateur en vertu de l’article 4.6 des présents règlements généraux.
• La destitution d’un administrateur, tout comme son élection, relève du bon vouloir des membres; elle peut être faite en tout temps lors d’une assemblée spéciale des membres selon les motifs cités aux articles 2.7 et 4.6 des présents règlements généraux.

• Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur de l’organisme.
• Aucun administrateur ne peut confondre des biens de l’organisme avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers les biens de l’organisme ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions.
• Nonobstant ce qui précède, le conseil d’administration peut accepter de rémunérer un de ses membres pour un travail spécifique lorsque ce membre possède l’expertise requise et que ce travail devrait autrement être confié à une source extérieure contre rémunération. Les décisions du conseil sont prises au cas par cas.

• Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires courantes de l’organisme.
  a) l se donne une structure interne en désignant parmi les administrateurs élus un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier;
  b)  Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’organisme conformément à la loi et aux règlements généraux;
  c)  Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, les administrateurs sont expressément autorisés en tout temps à acheter, louer, acquérir, vendre, échanger des biens mobiliers et immobiliers pour le prix et suivant les termes et conditions qu’ils estiment justes;
  d)  Il prend les décisions concernant l’embauche, les modalités et les conditions d’emploi des employés;
  e)  Il établit le budget annuel d’opérations et en assure le suivi;
  f)  Il détermine les conditions d’admission des membres;
  g) Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

• Toute assemblée du conseil d’administration peut se tenir en personne ou/et par tout autre moyen de communication permettant aux administrateurs de communiquer immédiatement entre eux, tels la vidéoconférence et l’audioconférence. 

• Les officiers de l’organisme sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Une même personne peut cumuler les postes de secrétaire et trésorier.

• Le conseil d’administration doit, à sa première réunion suivant l’assemblée annuelle des membres, élire ou nommer les officiers de l’organisme. Ceux-ci doivent être élus parmi les membres du conseil d’administration.

1. Le président : Il préside toute les assemblées du conseil d’administration et celles des membres.  Il est membre d’office de tous les comités nommés par le conseil d’administration.  Il surveille, administre et dirige les activités de l’organisme.  Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration.  C’est lui qui signe généralement avec le secrétaire et/ou le trésorier tous les documents officiels requérant signature.
2. Le vice-président : Il remplace le président en son absence.  Il exerce alors toutes les prérogatives du président.  
3. Le secrétaire : Le secrétaire assiste aux réunions du conseil d’administration et aux assemblées des membres.  Il rédige les procès-verbaux.  Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, et de tous autres registres corporatifs.  Il est chargé d’envoyer les avis de convocation.  Il signe les contrats et les documents pour les engagements de l’organisme avec le président, rédige les rapports requis par la loi et la correspondance de l’organisme.  L’ensemble ou une partie des tâches du secrétaire peut être délégué par le conseil d’administration à un employé de l’organisme.
4. Le trésorier : Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’organisme et de ses livres de comptabilité.  Il veille à l’administration financière de l’organisme.  Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts.  L’ensemble ou une partie des tâches du trésorier peut être délégué par le conseil d’administration à un employé de l’organisme.

• Le conseil d’administration peut, s’il le juge approprié, former un comité exécutif composé du président, vice-président, secrétaire et trésorier.
• Le comité exécutif a l’autorité et exerce tous les pouvoirs du conseil d’administration pour l’administration courante des affaires de l’organisme, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, doivent être exercés par le conseil d’administration ainsi que ceux que le conseil d’administration peut se réserver expressément.  Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque réunion du conseil d’administration et celui-ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient par affectés.

• Pour le conseil d’administration, le quorum est fixé à la moitié des administrateurs.
• Pour le comité exécutif, le quorum est fixé à la totalité des officiers.

• Toutes les questions soumises à une assemblée générale annuelle, à une assemblée spéciale, à une assemblée du conseil d’administration et à une assemblée du comité exécutif sont décidées à la majorité des voix des membres présents, sauf prévisions contraires aux présents règlements.  Chaque membre y compris le président a droit à un seul vote et, en cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée n’a pas droit à un second vote ou vote prépondérant.

• L’exercice financier de l’organisme se termine le 31 mars de chaque année.

• Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition des présents règlements.  Ces modifications entreront en vigueur dès leur adoption et le demeureront jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres.

   

• Conformément aux dispositions de la Loi sur les compagnies, toute abrogation ou modification, doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers (2/3) des membres actifs présents ayant droit de vote lors de la prochaine assemblée générale annuelle de l’organisme, à moins que dans l’intervalle, elle ne soit ratifiée lors d’une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin.
• Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de l’organisme doit être expédié avec l’avis de convocation de l’assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux membres pour ratification.
• Si l’abrogation ou la modification est rejetée par les membres, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

• Dans tous les règlements de l’organisme, le singulier inclut le pluriel et le masculin inclut le féminin.

• Sauf indications différentes aux présents règlements généraux, les procédures de déroulement des assemblées sont celles prévues au Code Morin : procédures des assemblées délibérantes.